Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
SF-Solutions Inh. Niels Przybilla
Walter-May-Weg 6, 12353 Berlin, Deutschland
Telefon: +49 30 34649800
E-Mail: np@sf-solutions.net

Die vollständige Anbieterkennzeichnung finden Sie im Impressum.

2. Worum es hier geht

Diese Erklärung beschreibt, was mit Ihren Angaben geschieht, wenn Sie das Anfrageformular auf dieser Seite absenden. Sie beschreibt keine weitergehende Verarbeitung — ein Kundenkonto entsteht durch die Anfrage nicht.

3. Welche Angaben verarbeitet werden

Gespeichert wird genau das, was Sie eingeben, und nichts darüber hinaus:

• Vorname und Nachname
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer, sofern Sie eine angeben
• Ihre Firma, sofern Sie eine angeben
• Ihr Anliegen, also der freie Text, den Sie schreiben
• die Sprache, in der Sie das Formular ausgefüllt haben

Dazu kommen Angaben, die beim Absenden entstehen:

• Zeitpunkt, Fassung und Wortlaut der Einwilligung, die Sie erteilt haben — ohne diesen Nachweis wäre die Einwilligung nicht belegbar (Art. 7 Abs. 1 DSGVO)
• Ihre IP-Adresse, und zwar ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hashwert zur Abwehr von Missbrauch — nicht im Klartext
• die Kennung Ihres Browsers, die dieser beim Absenden von sich aus mitschickt
• der Zeitpunkt des Eingangs Ihrer Anfrage

Weitere Angaben speichern wir zum Betrieb der Übertragung, etwa ob Ihre Anfrage bereits weitergeleitet wurde und wie oft das versucht wurde. Das sind keine zusätzlichen Angaben über Sie.

4. Wozu wir die Angaben verwenden

Ausschließlich dazu, Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und gegebenenfalls einen Vertrag anzubahnen. Es findet keine Werbung an Dritte, kein Verkauf und keine Weitergabe zu anderen Zwecken statt.

5. Rechtsgrundlage und Ihr Widerrufsrecht

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie erteilen sie mit dem Häkchen im Formular; ohne dieses Häkchen wird nichts gespeichert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an np@sf-solutions.net genügt — der Widerruf ist genauso einfach wie die Erteilung. Wir löschen Ihre Angaben dann. Die Verarbeitung, die bis zum Widerruf stattgefunden hat, bleibt davon unberührt.

6. Wer die Angaben erhält

Über den Kreis der folgenden Stellen hinaus gibt es keine Empfänger:

• Zoho — Ihre Anfrage wird als Datensatz in unserem CRM geführt. Verarbeitung im EU-Rechenzentrum.
• sf-hosting.net — Versand der Eingangsbestätigung und interner Störungsmeldungen. Server in Deutschland.
• Hetzner — Betrieb dieser Seite. Server in Deutschland.

Für das Kontaktformular findet keine Übermittlung in Drittländer statt. Was Sie hier eintragen, wird ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert.

Anders ist es in der App und im Kundenportal. Wer die Donna-App oder das Portal nutzt, übermittelt Inhalte an einen Anbieter in den USA. Das steht in Abschnitt 13 — und es gilt ausdrücklich nicht für dieses Formular.

7. Wie lange wir die Angaben behalten

Anfragen werden spätestens sechs Monate nach Eingang gelöscht. Auf Ihr Verlangen löschen wir jederzeit früher — die sechs Monate sind die Obergrenze, keine Mindestdauer.

Wird aus Ihrer Anfrage ein Geschäft, gelten für die entstehenden Geschäftsunterlagen die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Das ist eine andere Verarbeitung mit einer anderen Rechtsgrundlage.

8. Ob die Angabe erforderlich ist

Sie sind zu keiner Angabe verpflichtet. Ohne Nachname und E-Mail-Adresse können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten, weil wir Ihnen dann nicht antworten können. Alle übrigen Felder sind freiwillig.

9. Automatisierte Bewertung durch ein Sprachmodell

Wir möchten offen sein: Ihre Anfrage wird nach dem Eingang automatisiert durch ein Sprachmodell ausgewertet. Es ordnet ein, worum es geht, schlägt eine Antwort vor und legt uns eine Aufgabe zur Nachverfolgung an. Grundlage der Auswertung ist der Text, den Sie geschrieben haben.

Diese Auswertung bereitet die Bearbeitung nur vor. Eine Entscheidung Ihnen gegenüber trifft immer ein Mensch. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, und es wird kein Profil über Sie gebildet.

Das Sprachmodell wird von OpenAI betrieben; die Auswertung findet auf Servern in den USA statt. Welche Inhalte dabei übermittelt werden und auf welcher Grundlage, steht in Abschnitt 13.

10. Cookies und eingebundene Inhalte

Diese Seite setzt ein einziges Cookie, und zwar erst, wenn Sie die Sprache umschalten: es merkt sich Ihre Wahl zwischen Deutsch und Englisch. Es ist technisch notwendig und dient keiner Auswertung.

Es sind keine Werkzeuge zur Reichweitenmessung eingebunden, kein Captcha eines fremden Anbieters und keine Inhalte, die beim Aufruf von fremden Servern nachgeladen werden. Auch Schriftarten liefert unser eigener Server aus.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns zu:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO, siehe Abschnitt 5)

Wenden Sie sich dafür formlos an np@sf-solutions.net.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

13. Die Donna-App und das Kundenportal

Die Abschnitte 1 bis 12 beschreiben das Kontaktformular dieser Seite. Wer die Donna-App oder das Kundenportal nutzt, gibt uns deutlich mehr — deshalb dieser eigene Abschnitt.

Welche Daten die App verarbeitet

• Ihr Konto: E-Mail-Adresse, Name, gewählte Sprache, Firmenzugehörigkeit.
• Ihr Postfach: Wenn Sie ein Postfach anhängen (Microsoft, Gmail oder IMAP), liest Donna dessen Inhalte — Absender, Betreff, Text und Anhänge. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
• Was Sie schreiben: Entwürfe, Antworten, Aufgaben und Nachrichten im Chat mit Donna.
• Ihr Gerät: ein Token für Push-Nachrichten, damit die App Sie benachrichtigen kann.

Was an wen übermittelt wird

Ihre Daten liegen zunächst auf unserem Server in Deutschland (Hetzner). Für die Funktionen, die ein Sprachmodell brauchen — Post einordnen, Antwortentwürfe vorbereiten, Anliegen zusammenfassen — geben wir die dafür nötigen Inhalte an OpenAI, L.L.C., 1735 Third Street, San Francisco, CA 94158, USA weiter. Das ist eine Übermittlung in ein Drittland.

Übermittelt wird nur, was die jeweilige Funktion braucht: beim Einordnen Absender, Betreff und ein Textanfang; beim Antwortentwurf der Text, auf den geantwortet werden soll. Ihre Zugangsdaten und Postfach-Passwörter werden nie übermittelt — sie verlassen unseren Server nicht.

Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit Ihnen). Die Übermittlung in die USA stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Den Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI legen wir Ihnen auf Anfrage vor.

Sie entscheiden das mit. In der App werden Sie gefragt, bevor zum ersten Mal Inhalte an das Sprachmodell gehen. Und für jedes einzelne Postfach können Sie den Schalter „Donna darf hier arbeiten" ausschalten — dann liest Donna nur mit und gibt aus diesem Postfach nichts weiter.

Wie lange, und wie Sie alles löschen

Wir behalten Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen, mit allem, was daran hängt — unter zagent.zophoria.com/konto/loeschen oder in der App unter „Konto". Gelöscht werden dabei Ihr Zugang, Ihre Postfachverbindungen samt Zugangsdaten, Ihre Entwürfe, Aufgaben, Nachrichten und Geräte-Token. Das ist endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen.

Ihre E-Mails selbst bleiben davon unberührt: die liegen bei Ihrem Mail-Anbieter, nicht bei uns. Wir trennen nur die Verbindung dorthin.